نشر التعميم بإرفاق مرفق جديد

في وحدة التعاميم: سيتمكن المستخدم الذي لديه صلاحية "نشر التعميم بإرفاق مرفق جديد" من نشر التعميم بإرفاق مرفق جديد دون الإعتماد على مرفق مهمة / معاملة : وذلك من خلال الذهاب إلى وحدة التعاميم والضغط على أيقونة "جديد" فتظهر شاشة نشر تعميم جديد:

يقوم المستخدم بإدخال الحقول التالية:

1. موضوع التعميم (نص إلزامي):

أ. في هذا السيناريو (سيناريو نشر التعميم بإرفاق مرفق جديد): يكون حقل (موضوع التعميم) عبارة عن حقل نصي فارغ يتم تعبأته من المستخدم الذي يقوم بنشر التعميم.

ب. أما في السيناريوهات الأخرى (سيناريوهات نشر تعميم المرفق من مهمة / معاملة ): يقوم النظام تلقائيا بتعبأة حقل (موضوع التعميم) بنفس موضوع المهمة / المعاملة ، ويكون قابلا للتعديل بواسطة المستخدم الذي يقوم بنشر التعميم.

 

2. تاريخ نشر التعميم (للقراءة فقط) يقوم النظام بتعبأته تلقائيا بمجرد نشر التعميم بحالة "منشور".

3. نوع التعميم (قائمة إلزامية، بحيث يتم اختيار نوع واحد فقط من أنواع التعاميم التي تم تعريفها في إدارة النظام)

4. تصنيف التعميم (قائمة إلزامية، بحيث يتم اختيار تصنيف واحد فقط من تصنيفات التعاميم التي تم تعريفها في إدارة النظام)

5. أهمية التعميم (قائمة إلزامية، بحيث يتم اختيار إحدى القيمتين الثابتتين: هام / عادي)

6. الجهة الداخلية المسؤولة عن التعميم: حقل نصي إلزامي يتم تعبأته من أجل اختيار إدارة واحدة فقط/ مستخدم واحد فقط. بحيث أن الجهة المختارة ستكون هي المسؤولة عن التعميم، بمعنى أنه ستتمكن الجهة المختارة (مدير الإدارة / المستخدم) من مشاهدة التعميم المسؤولة عنه (بمجرد أن تصبح حالة التعميم "منشور") وذلك من خلال البحث عن التعميم في تبويب البحث المتقدم عن التعاميم، وعند نشر التعميم يصل تنبيه تلقائيا إلى الجهة المسؤولة (مدير الإدارة / المستخدم) لإعلامها بأنه قد تم نشر تعميم جديد بعنوان ----- برقم ------- بتاريخ ------).

* ملاحظة:

- القيمة الإفتراضية للجهة الداخلية المسؤولة عن التعميم هي إدارة المستخدم الذي يقوم بنشر التعميم، مع إمكانية تعديلها (تعديلها باختيار إدارة أخرى / باختيار مستخدم) قبل نشر التعميم، ولكن بعد نشر التعميم (تصبح حالة التعميم "منشور") فلن يتمكن أحد من تعديل هذه الجهة المسؤولة حتى لو أن المستخدم يمتلك صلاحية "إدارة التعاميم".

7. كلمات مفتاحية: (حقل نصي اختياري يتم تعبأته من خلال كتابة كلمة واحدة أو أكثر)، بحيث يتم الإستفادة من حقل "كلمات مفتاحية" عند البحث عن التعميم في شاشة البحث المتقدم عن التعاميم.

8. فقط للمستخدم الذي يمتلك صلاحية "إدارة التعاميم": سيقوم النظام بإظهار حقل (نص إختياري) لتمكين المستخدم من تحديد إن كان التعميم الجديد سوف يتم نشره كاستبدال لتعميم سابق منشور، بحيث يقوم المستخدم بكتابة رقم تعميم سابق منشور يريد استبداله بالتعميم الجديد: يتم إظهار قائمة تحتوي على جميع التعاميم (رقم التعميم مع عنوان التعميم) التي حالتها الحالية "منشور"، وذلك من أجل اختيار التعميم المنشور الذي يريد المستخدم استبداله (إلغاؤه) بهذا التعميم الجديد.

9. موجه إلى (الجهة / الجهات الموجه إليها التعميم): "يجب اختيار مربع اختيار واحد على الأقل"، بحيث أن جزئية "موجه إلى" تتكون من مربعات اختيار تمثل أكثر من خيار:

أ. الجميع (عند قيام المستخدم بتحديد خيار "الجميع" ثم نشر التعميم، يتم تلقائيا إرسال بريد إلكتروني للبريد الذي تم تحديده داخل مجموعة المستلمين التي تم تحديدها في إدارة النظام كمجموعة لجميع الموظفين. ويتم تلقائيا إرسال تنبيهات لهم لإعلامهم بأنه قد تم نشر تعميم جديد بعنوان ----- برقم ------- بتاريخ ------).

* ملاحظة: يظهر مربع الاختيار (الجميع) فقط للمستخدم الذي لديه صلاحية "نشر التعميم إلى الجميع"، وبمجرد اختيار مربع الإختيار "الجميع" يقوم النظام تلقائيا بتعطيل مربعات الخيارات الأخرى (أدوار وظيفية، إدارات / لجان، مجموعات مخصصة)، علما بأنه لن يقوم النظام بالسماح للمستخدم باختيار خيار "للجميع" في حال لم يكن مدير النظام (في إدارة النظام - إعدادات التعاميم - مجموعات المستلمين) قد حدد مجموعة افتراضية تضم جميع الموظفين، وستظهر الرسالة التنبيهية التالية للمستخدم "هذا الخيار غير متاح وذلك لعدم تحديد مجموعة المستخدمين الخاصة بهذا الخيار، يرجى مراجعة مدير النظام"

ب. أدوار وظيفية (عند القيام بتحديد خيار "أدوار وظيفية"، يظهر لدى المستخدم نص تكملة تلقائي حتى يتمكن من كتابة الدور الوظيفي / الأدوار الوظيفية الذين سيتم إرسال التعميم لهم)، ثم عند نشر التعميم يتم تلقائيا إرسال التعميم للمستخدمين الذين يندرجون ضمن تلك الأدوار الوظيفية (إلى صندوق "تعاميم الدور الوظيفي")، ويتم تلقائيا إرسال تنبيهات لهؤلاء المستخدمين لإعلامهم بأنه قد تم نشر تعميم جديد بعنوان ----- برقم ------- بتاريخ ------

* ملاحظة: يظهر مربع الإختيار (أدوار وظيفية) فقط للمستخدم الذي يمتلك صلاحية "نشر التعميم إلى كافة الأدوار الوظيفية"

 

ج. إدارات (عند القيام بتحديد هذا الخيار، يظهر لدى المستخدم نص تكملة تلقائي حتى يتمكن من كتابة أسماء الإدارات و/أو اللجان الذين سيتم إرسال التعميم لهم)، ثم عند نشر التعميم يتم تلقائيا إرسال التعميم إلى المستخدمين الذين يندرجون ضمن تلك الإدارات / اللجان (إلى صندوق "تعاميم الإدارة" / "تعاميم اللجنة")، ويتم تلقائيا إرسال تنبيهات للمستخدمين في تلك الإدارات / اللجان لإعلامهم بأنه قد تم نشر تعميم جديد بعنوان ----- برقم ------- بتاريخ ------).

* ملاحظة: يظهر مربع الإختيار (إدارات ) فقط للمستخدم الذي لديه صلاحية "نشر التعميم إلى كافة الإدارات ".

 

د. مجموعات مخصصة: عند القيام بتحديد خيار "مجموعات مخصصة" يقوم النظام تلقائيا بسحب هذه المجموعات التي تم تعريفها في إدارة النظام – إعدادات النظام – مجموعات المستلمين، بحيث سيظهر لدى المستخدم نص تكملة تلقائي حتى يتمكن من كتابة اسم المجموعة / المجموعات المخصصة الذين سيتم إرسال التعميم لهم، ثم عند نشر التعميم يتم تلقائيا إرسال التعميم إلى المستخدمين الذين يندرجون ضمن تلك المجموعات المخصصة (إلى صندوق "تعاميم المجموعات المخصصة")، ويتم تلقائيا إرسال تنبيهات للمستخدمين في تلك المجموعات المخصصة لإعلامهم بأنه قد تم نشر تعميم جديد بعنوان ----- برقم ------- بتاريخ ------).

* ملاحظة: يظهر مربع الإختيار (مجموعات مخصصة) فقط للمستخدم الذي يمتلك صلاحية "نشر التعميم إلى مجموعات مخصصة".

ملاحظة على إرسال التعميم: لن يقوم النظام بالسماح للمستخدم بإرسال أكثر من 100 بريد إلكتروني في التعميم الواحد، وفي حال قام المستخدم بإضافة أكثر من 100 بريد لإرسال التعميم لهم سيقوم النظام بإظهار الرسالة التنبيهية التالية "لا يمكنك إرسال أكثر من 100 بريد إلكتروني في التعميم الواحد، يرجى إضافة مجموعة مستلمين وتحديد بريد إلكتروني لهم"

10. مرفقات التعميم (إجباري): بحيث يجب إرفاق مرفق واحد على الأقل، بحيث يقوم المستخدم بالضغط على أيقونة "إضافة" فيقوم النظام بإظهار شاشة منبثقة لتحميل مرفق من الجهاز / لتحميل مرفق عن طريق المسح الضوئي، وفي حال أن المستخدم قام بتحميل أكثر من مرفق فإنه يجب على المستخدم تحديد من هو المرفق الرئيسي للتعميم.

ملاحظة 1: في التعاميم، لا يوجد داعي لوجود مرفق من نوع قالب رد / مرفق من نوع قالب توصية.

ملاحظة 2: عند الضغط على مرفق تم تحميله في التعميم، تظهر شاشة تحتوي على المرفق مع جميع الإجراءات الموجودة حاليا في النظام على مرفقات المعاملات (ولكن في التعاميم لا يوجد داعي لإرفاق قالب رد / قالب توصية، وأيضا في التعاميم لا يوجد داعي لإرسال طلبات تواقيع على المرفقات).

ملاحظة 3: عند نشر تعميم المرفق من مهمة / معاملة: لن يسمح النظام للمستخدم بإزالة المرفق ولن يسمح له بإضافة مرفق آخر، أي سيبقى التعميم بمرفق واحد فقط.

ملاحظة 4: في حال اختيار حقل نصي، سيقوم النظام بإظهار قائمة منسدلة بعنوان "اختر القالب"، بحيث سيتمكن المستخدم من اختيار القالب، فيقوم النظام بتفعيل الحقل النصي وتفعيل زر "معاينة التعميم" ، بحيث أن المستخدم سيتمكن من كتابة نص التعميم داخل الحقل النصي، ثم في حال قام المستخدم بالنقر على زر "معاينة التعميم" سيقوم النظام تلقائيا بإظهار النص في القالب المختار.

11. عمر التعميم "خيار إلزامي": (ويكون عبارة عن عدة خيارات)، علما بأن النظام سوف يقوم تلقائيا بالعد التنازلي لعمر التعميم بمجرد نشر التعميم (أي بمجرد أن تصبح حالة التعميم "منشور"):

11.1. بحسب النظام: عند قيام المستخدم باختيار خيار "بحسب النظام"، فإنه بعد نشر التعميم (أي عندما تصبح حالة التعميم "منشور") يقوم النظام بالإبقاء على حالة التعميم "منشور" إلى حين:

أ: إنتهاء عمر التعميم (انتهاء عدد الأيام / الأشهر / السنوات التي تم تعريفها لعمر التعميم " لهذا النوع من التعاميم" في إدارة النظام – إعدادات التعاميم – أنواع التعاميم) وبعدئذ تتغير حالة التعميم تلقائيا من (منشور) إلى (ملغي).

ب: (أو) قيام المستخدم بإلغاء التعميم، سوف يتمكن المستخدم من إلغاء التعميم المنشور".

11.2. مستمر: عند قيام المستخدم باختيار خيار "مستمر"، فإنه عند نشر التعميم سيبقى التعميم فعال بشكل مستمر (أي ستبقى حالته "منشور") إلى أن يتم إلغاء التعميم المنشور، بحيث سيتمكن المستخدم من إلغاء التعميم المنشور.

11.3. "الاحتفاظ بالتعميم حتى تاريخ (----)": يقوم المستخدم بإدخال عمر التعميم من خلال اختيار تاريخ محدد لانقضاء عمر التعميم، وبالتالي فإنه بعد نشر التعميم (أي عندما تصبح حالة التعميم "منشور") يقوم النظام بالإبقاء على حالة التعميم "منشور" إلى حين:

أ: إنتهاء عمر التعميم (انقضاء اليوم المحدد في التاريخ الذي تم اختياره) وبعدئذ تتغير حالة التعميم تلقائيا من (منشور) إلى (ملغي).

ب: (أو) قيام المستخدم بإلغاء التعميم، بحيث سيتمكن المستخدم من إلغاء التعميم المنشور.

 

نشر التعميم: سوف يتمكن المستخدم من نشر التعميم من خلال الضغط على أيقونة (نشر التعميم) فيقوم النظام تلقائيا بنشر التعميم فتصبح حالة التعميم (منشور) فيقوم النظام تلقائيا بإرسال التعميم إلى صناديق التعاميم الخاصة بالمستلمين الذين تم تحديدهم في شاشة "نشر التعميم" ويتم تلقائيا إرسال تنبيهات لهم لإعلامهم بأنه قد تم نشر تعميم جديد بعنوان ----- برقم ------- بتاريخ ------). ثم سيتمكن المستخدم (الذي قام بنشر التعميم) من مشاهدة التعميم (الذي قام بنشره) في تبويب البحث المتقدم.

 

ملاحظات:

1. بما أن سير العمل لجميع التعاميم تحدث داخليا في نفس الهيئة، فإنه لا داعي لوجود معلومات التصنيف والترفيف على التعاميم، وكذلك لا داعي لوجود فئات للتعاميم.

2. في شاشة إنشاء التعميم وفي شاشة تعديل التعميم: في حال اختيار عمر التعميم حسب النظام / أو اختيار الإحتفاظ بالتعميم حتى تاريخ ----، سيقوم النظام بإظهار نص (للقراءة فقط) يظهر فيه تاريخ نهاية عمر التعميم (في حال اختيار عمر التعميم حسب النظام، سيقوم النظام تلقائيا بحساب عدد الأيام المعرفة لعمر نوع التعميم كما هو معرف في إدارة النظام وإضافتها على تاريخ اليوم الحالي) كما يلي: هذا التعميم صالح لنهاية يوم 5 رجب 1445

.