إجراءات المُعاملات

بالضغط على أيقونة الطلبات والإجراءات، يقوم النظام بإظهار تبويب الطلبات والإجراءات

تمثل عملية إحالة المُعاملة، إرسالها إلى الشخص المعني / الإدارة المعنية أو القطاع المعني ليتم إنجازها، وقد تمر المُعاملة بعدة إجراءات وإحالات قبل إنجازها وحفظها. كما ويمكنك النظام من إرسال صورة من المُعاملة إلى أشخاص أو إدارات أو قطاعات للاطلاع عليها.

اتبع الخطوات التالية لإحالة أي مُعاملة:

1. بعد إظهار المُعاملة المطلوبة ، انقر فوق الزر الموجود على الشريط الأيسر لفتح النافذة كالتالي:

   

   يمثل الجدول التالي وصف توضيحي:

الرقم	الوصف
1	اختر إن كنت تريد أن يقوم المستلم بتأكيد استلام أصل المعاملة، وذلك بالضغط على أيقونة
2	اختر إن كنت تريد القيام بتفريع المعاملة بإحالتها إلى أكثر من مستلم، وذلك بالضغط على أيقونة
3	اختر صفة إحالة المعاملة ، وذلك بالضغط على أيقونة
4	في حقل "محالة إلى"، أدخل اسم الشخص أو الإدارة التي تُحال إليها المعاملة. مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة ، مع ملاحظة أنه لن يتمكن المستخدم من إرسال نفس المعاملة إلى نفس الجهة كأصل وكصورة في نفس الوقت. "في حال تم اختيار نفس المستخدم / الإدارة داخل حقل (محالة إلى) وحقل (صورة إلى)، سيقوم النظام بالعمل وفقا لما يلي: أ. سيقوم النظام بإرسال المعاملة كأصل إلى المستخدم/ الإدارة المختارة داخل حقل "محالة إلى"، ولن يقوم النظام بإرسال المعاملة كصورة لهذا المستخدم / الإدارة. ب. سيقوم النظام بإظهار الرسالة التنبيهية التالية التي توضح ما سيقوم به النظام: (لقد قمت باختيار الجهة نفسها في حقل "محالة إلى" وحقل "صورة إلى"، يرجى العلم أن النظام سيقوم بإرسال المعاملة كأصل للجهة التي تم اختيارها في حقل "محالة إلى"، ولن يقوم بإرسالها كصورة للجهة نفسها).
5	في حقل "صورة إلى"، أدخل اسم الشخص / الإدارة للاطلاع على المعاملة. مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة ، مع ملاحظة أنه لن يتمكن المستخدم من إرسال نفس المعاملة إلى نفس الجهة كأصل وكصورة في نفس الوقت.
6	إذا أردت أن يقوم النظام بإضافة إشعار عندما يقرأ المستلم المعاملة، اضغط على
7	في حقل "الموعد النهائي للإجراء"، حدد موعدا نهائيا للإجراء من القائمة
8	في حقل "التوجيه العام"، اختر التوجيه العام من قائمة التوجيهات العامة
9	في حقل "التوجيهات الخاصة"، أدخل النص المطلوب للتوجيهات الخاصة.
10	- يظهر حقل "هل تم استلام الأصل" للمستخدم عندما يقوم باستلام معاملة مُفعَّل لها مربع الاختيار "طلب تأكيد استلام الأصل"، ولن يتمكن هذا المستخدم (المُستلم للمعاملة) من إحالة المعاملة إلاَّ بعد أن يقوم بتأكيد استلام الأصل ويكون ذلك باختيار قيمة "نعم"، وفي حال لم يتم تأكيد استلام الأصل وقام المستخدم بالضغط على زر "إرسال" لن يقوم النظام بإحالة المعاملة وإنما سيظهر تلقائيا رسالة تنبيهية بالنص التالي: "يجب أن تقوم بتأكيد استلام الأصل". - سيظهر حقل "هل تم استلام الأصل" في الحالات التالية: * أرسلت المعاملة للمستخدم شخصيا. * أرسلت المعاملة للمستخدم شخصيا، ويستطيع المدير تأكيد استلامها. * أرسلت المعاملة للإدارة والمستخدم هو مدير الإدارة أو لدى المستخدم صلاحية الاطلاع على صندوق الإدارة.

2. بعد النقر على الزر "إحالة" إذا كانت المُعاملة مسوّدة، سوف يتم إعادة توجيهك إلى النافذة المنبثقة بحيث يمكنك معاينة ملخص المُعاملة ثم النقر على الزر لإتمام الإحالة .
3. بعد إحالة المُعاملة ،سوف تظهر المُعاملة المُحالة في صندوق المرسلات للمُحيل وسوف يتم إشعار المستلم ليتمكن من استكمال الإجراءات عليها بعد فتحها من صندوق المُعاملات الخاص به .

ملاحظات:

• يمكن إحالة المُعاملة لأكثر من شخص/ إدارة، ويظهر رمز بجانب اسم المُعاملة يميّز المحالة لأكثر من شخص عند عرض قائمة المُعاملات. ويتم إنشاء مُعاملات فرعية للمعاملة الرئيسية، ويمكن إضافة مرفقات ولكن لا يمكن إرسال المُعاملة الفرعية لأكثر من شخص. وتحمل المُعاملات الفرعية نفس رقم المُعاملة الأصلية مضافا إليه رقم تسلسلي. وعند الضغط على اسم المُعاملة المتفرعة في شاشة عرض المُعاملة، تظهر المُعاملة الرئيسية، كما تظهر معلومات الإجراءات على المُعاملات الرئيسية والفرعية. ويمكن الضغط على المُعاملة الفرعية لاستكمال الإجراءات عليها.
• عند إحالة الصادر سيقوم النظام بإدراج الجهة المُعدة للخطاب بشكل تلقائي في الحقل "صورة إلى"، وإذا لم يتم إضافة إي جهة مستقبلة كأصل سيقوم النظام بحفظها تلقائياً بعد الإحالة.
• عند إحالة مُعاملة الوارد لأول مرة يتوجب عليك استخدام اسم قسم أو إدارة في الحقل "مُحالة إلى"، بينما تستطيع استخدام اسم شخص في الإحالات التي تليها.
• عند استخدام اسم الشخص في الحقل "مُحالة إلى"، سوف تظهر المُعاملة في بريد المستلم "لي شخصياً" سواء كان مديراً أو لا.
• عند استخدام اسم إدارة في الحقل "محالة إلى "، ستظهر المُعاملة في صندوق "لي بصفتي مديراً" للمدير.
• عند استخدام اسم شخص في الحقل "صورة إلى" سوف تظهر المُعاملة في صندوق "للاطلاع" للشخص المعني .
• عند استخدام اسم إدارة أو قسم في الحقل "صورة إلى" سوف تظهر المُعاملة في صندوق "للاطلاع" للمدير.

عند استلام المُعاملة المحالة، يمكن إحالتها إلى المرسل للرد عليه، عن طريق النقر فوق الأمر من الشريط الأيسر، لتظهر النافذة "إحالة مُعاملة" بحيث يقوم النظام بإدراج اسم المرسل بشكل تلقائي في القائمة "محالة إلى".

- في حقل "صورة إلى"، للإدارة التي تم لها (في إدارة النظام – إدارة المستخدمين والإدارات الداخلية – هيكلية الإدارات – شاشة تفاصيل الإدارة) تحديد جهات داخلية، ستستلم تلك الجهات الداخلية صورة من المعاملة افتراضيا بواسطة مدير / موظفي تلك الإدارة: بحيث أنه في وحدة المعاملات عند النقر على زر "رد" من قبل مدير / موظفي تلك الإدارة، سيقوم النظام بإظهار شاشة "رد المعاملة" بحيث تعرض الجهات الداخلية التي تم تحديدها لهذه الإدارة، مع ملاحظة أنه لن تتأثر الجهات التي تم تحديدها للإدارة بصلاحيات المستخدم في المخاطبة:

إذا قام أحد الموظفين بإرسال مُعاملة ما كصورة لك، سوف تجد هذه المُعاملة في صندوق للاطلاع الخاص بك بحيث يمكنك النقر على الأمر من الشريط الأيسر لتوثيق الاطلاع في سجل الإحالات مع ملاحظة أن المُعاملة ستختفي من صندوق الاطلاع بعد النقر على أمر "الاطلاع" .

بالإضافة للاطلاع ، وعلى حسب الصلاحيات الممنوحة لك ،تستطيع إرسال نسخ لأشخاص آخرين بالنقر على الأمر "إرسال صور للمعاملة" من الشريط الأيسر .

من شاشة "إرسال الصور"، يقوم المستخدم بإدخال اسم الشخص / أسماء الأشخاص في الحقل فيقوم النظام تلقائيا بإظهار اسم إدارة الموظف، وذلك لكي يتمكن المستخدم (الذي يريد إرسال صورة المعاملة) من معرفة اسم الإدارة التي يتبع لها المستخدم الذي سيتم إرسال صورة المعاملة له، ثم يقوم المستخدم باختيار التوجيه العام من القائمة ثم النقر فوق الزر ثم سيتمكن المستلم لصورة المعاملة من الاطلاع عليها من صندوق للاطلاع .

مع ملاحظة أن النظام يقوم بإظهار إجراء "إرسال صورة للمعاملة" للمستخدم الذي تكون المعاملة في صناديقه في حال امتلاك المستخدم صلاحية "إرسال صورة المعاملة".

بعد الانتهاء من جميع الإجراءات على المُعاملة، يتم إنهاؤها عن طريق النقر فوق الأمر من الشريط الأيسر حيث تظهر الشاشة المنبثقة بحيث تتمكن اختيارياً من إرسال صورة عن المُعاملة لشخص أو أكثر عن طريق الإدخال في الحقل واختيار التوجيه المطلوب من القائمة ومن ثم النقر فوق الزر بحيث تصبح حالة المُعاملة

على حسب الصلاحيات الممنوحة لك من قبل مدير النظام، سوف تتمكن من إرسال المرفقات المُضافة مسبقا، باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر فوق الأمر من الشريط الأيسر لتظهر النافذة المنبثقة كالتالي:

   

2. ابدأ بإدخال اسم المستقبل في الحقل المحدد بالرمز رقم 1 ، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة كما ويمكنك إدخال أكثر من اسم في هذا الحقل ، أو تستطيع إرسال المرفق كصورة بالإدخال في الحقل المحدد بالرمز رقم 2 .
3. أدخل الموضوع في الحقل المحدد بالرمز رقم 3 ورسالة اختيارية في الحقل المحدد بالرمز رقم 4 .
4. اختر المرفق / المرفقات المطلوبة من القائمة المحددة بالرمز رقم 5 ، علما بأنه سيتم إرسال جميع المرفقات بالبريد الإلكتروني ، ثم انقر فوق الزر المحدد بالرمز رقم 6 لإتمام الإرسال أو أنقر فوق الزر المحدد بالرمز رقم 7 للإلغاء .

في حال كان حجم الملفات التي تم اختيارها قد تجاوز الحد الأقصى الذي تم تعريفه في إعداد "أقصى حجم للمرفقات التي سيتم إرسالها بالبريد الإلكتروني" ، يقوم النظام بالتالي

- يمنع النظام المستخدم من إرسال المرفقات بالبريد الإلكتروني ، وسيظهر رسالة تحذيرية أسفل وسم "اختيار المرفقات” وتكون الرسالة على النحو التالي "لقد تجاوزت الحد الأقصى المسموح به لحجم المرفقات المرسلة عن طريق البريد الإلكتروني (وهو الحد الأقصى بالميغابايت الذي تم تحديده في إعداد "أقصى حجم للمرفقات التي سيتم إرسالها بالبريد الإلكتروني").

على حسب الصلاحيات الممنوحة لك من قبل مدير النظام، سوف تتمكن من إرسال المعاملة والمرفقات، باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر فوق الأمر من الشريط الأيسر لتظهر النافذة المنبثقة كالتالي:

   

2. ابدأ بإدخال اسم المستقبل في حقل "إلى" ، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة كما ويمكنك إدخال أكثر من اسم في هذا الحقل ، أو تستطيع إرسال المرفق كصورة بالإدخال في حقل "صورة إلى" .
3. أدخل الموضوع في حقل "الموضوع".
4. اختر المربع "أرسل الملف نفسه كمرفق بريدي" لإرسال المرفق كبريد إلكتروني.
5. اختر المرفق / المرفقات المطلوبة من قائمة "اختيار المرفقات" ، ثم انقر فوق زر "أرسل" لإتمام الإرسال أو أنقر فوق زر "إلغاء" للإلغاء .

عند إنشاء المُعاملة، يمكنك طباعة رمز QR على الملصق المصمم خصيصاً لهذا الغرض، ثم إلصاق هذا الملصق على الوثيقة في مكان واضح على الصفحة الأولى (في حال كانت الوثيقة تحتوي على أكثر من صفحة ممسوحة ضوئياً) ويجب مراعاة ألا يغطي هذا المُلصق أي نص أو صورة في الوثيقة قبل عملية المسح الضوئي.

فعند النقر فوق الأمر من الشريط الأيسر ، سوف تظهر نافذة معاينة طباعة الرمز ، بحيث تتمكن من اختيار الطابعة المطلوبة من الشاشة ثم النقر فوق الزر لطباعة الرمز على الملصق.

بإمكانك حذف المُعاملة إذا توفرت لديك صلاحية الحذف من خلال الأمر

بإمكانك نسخ المُعاملة من خلال الضغط على أيقونة فيقوم النظام بنسخ معلومات المُعاملة إلى المُعاملة الجديدة التي سوف يتم إنشاؤها، علما بأن النظام سيقوم بإظهار إجراء "نسخ" في حال امتلاك المستخدم لصلاحية إنشاء المعاملة (على مستوى فئة المعاملة التي يقوم المستخدم بإظهار شاشة تفاصيلها):

بإمكانك تصدير المُعاملة الداخلية إلى مُعاملة صادرة من خلال الأمر بحيث يتم توجيهك إلى صفحة إنشاء مُعاملة الصادر وتكون معظم حقول الإنشاء معبأة بمعلومات مُعاملة الداخلي.

بإمكان المستخدم الذي يمتلك الصلاحية المناسبة، أن يقوم بتصدير المُعاملة الصادرة عن طريق المظلة الحكومية (مظلة يسر للمعاملات الإلكترونية)، وذلك من خلال الأمر ، فيقوم النظام بإظهار شاشة التأكيد التالية ، ثم عند النقر على زر "موافق" سيقوم النظام تلقائيا بتصدير المعاملة من خلال إرسالها إلى الجهة الخارجية المقصودة عن طريق المظلة الحكومية.

بإمكانك إصدار قرار من خلال الأمر بحيث يتم توجيهك إلى صفحة إنشاء القرار وتكون معظم حقول الإنشاء معبئة بمعلومات المعاملة